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就活メールの返信について!日程確認等の例文テンプレートを紹介

      2016/11/01

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就活生にとってメールマナーは必須となりました。

インターネットが普及していなかった頃は、就活にメールなんて必要なかったんですが、現代の就活ではないと困るぐらいです。

将来的には必ずビジネスメールも必要になりますし、共通している部分がたくさんありますから、この機会に覚えておくと良いでしょう。

では、就活のメール返信について、面接の案内メールに対してどのように返すべきかを解説していこうと思います。

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基本的に来たメールには返信をしましょう

就職活動中に、企業から面接などの通知案内メールを頂くことかと思います。

単なるお知らせメールなので、返信すべきかと悩む人も多いと思います。

これに関しては、基本必ず返信を行いましょう。
というのも、企業側はちゃんと相手に送られているかどうかが心配な場合もあるわけです。

相手によっては「届いてないのか?」「メールを開いてないのか?」「送ったのに返信なしかよ・・」と思われるかもしれませんね。

企業からのメールに「返信不要」と書いている場合を除き、基本的には返信を行いましょう。

何十社も受けている方は面倒くさいかもしれませんが、「あの時返信しておけば良かったかも・・」と小さなことでも後悔しないようにしましょう。

返信メールの件名

件名については、返信ボタンを押した時のままで大丈夫だと思います。

そのまま返信ボタンを押すと必ず「Re:〇〇〇〇」のように最初のタイトルに「Re:」が付きます。

気になる方は、新たに「面接の日程についてのご返信(田中二郎)」と書いても良いでしょう。
件名に名前を書いておくと、より丁寧になります。

書き始め(ヘッダー)の例文

書き始めはテンプレートというか、ある程度決まっています。

「会社名+部署名+採用担当者様」

で始まり、改行した後に、

「学校名+学部+名前」

となるようにします。

株式会社〇〇 人事部 採用担当者様

△△大学 □□学部 田中二郎です。

書き始めはこんな感じです。

本文の例文

面接などの日程が決まっている場合、本文はこのように書きましょう。

株式会社〇〇 人事部 採用担当者様

△△大学 □□学部 田中二郎です。

日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご指示いただきました、

日時:〇月〇日(火)14:00〜
場所:株式会社〇〇本社ビル

にお伺いさせていただきます。

お忙しい中日程を調整していただきありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願い致します。

基本的には上記のように簡潔にまとめるようにしましょう。

相手への日程の確認と、自分の確認用のためにもしっかりと明記すると良いでしょう。

日程が決まっていない場合の例文

日程の候補を相手からいただき、自分で決めて送る場合はこのように返信します。

株式会社〇〇 人事部 採用担当者様

△△大学 □□学部 田中二郎です。

日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
それでは、

日時:〇月〇日(火)14:00〜
場所:株式会社〇〇本社ビル

にお伺いさせていただきます。

お忙しい中日程を調整していただきありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願い致します。

こちらもシンプルにかつ簡潔にまとめましょう。

日程の候補を送る場合の例文

相手から、面接に都合の良い日程を送る場合、下記のようにしましょう。

株式会社〇〇 人事部 採用担当者様

△△大学 □□学部 田中二郎です。

ご連絡をいただき、ありがとうございます。
私の予定ですが、下記の日程はお伺いすることが可能です。

〇月〇(火)終日
〇月〇日(水)終日
〇月〇(木)10:00〜19:00

大変お手数ではありますが、
上記日程で調整していただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い致します。

最低でも3つは候補を出しましょう。
候補が少ないと、やり取りが長くなってしまう可能性もありますし、そのことで相手にも迷惑になってしまいます。

日程が無理だった場合の例文

提示された日程が無理だった場合、このように返信します。

株式会社〇〇 人事部 採用担当者様

△△大学 □□学部 田中二郎です。

ご連絡をいただき、ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、その日程は
別件が入ってしまっているため、お伺いすることができません。

勝手なお願いで申し訳ありませんが、
再度日程を設定していただくことは可能でしょうか。

下記日程でしたらお伺いすることができます。

〇月〇(火)終日
〇月〇日(水)終日
〇月〇(木)10:00〜19:00

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い致します。

この場合も3つ程度日時を提示してください。

その後に返信があると思いますが、再度お礼のメールも忘れないようにしましょう。

本文の最後(フッター)の例文

本文を書いたら、本文下(フッター)の部分を忘れないようにしてください。

この場合、「名前+大学名+所属名+メールアドレス+電話番号」を表記しておきましょう。

〇〇大学 □□学部
田中二郎

TEL:090-××××-××××
Mail:××@××.co.jp

これを本文最後に入力すれば完了ですね。

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返信メールの注意点

最後に返信メールの注意点をちょっとだけご紹介します。

まず、返信メールの前回の本文は消さずに返信しましょう。

送られてきたメールをそのまま返信すると、送られてきた本文が下に表示されますよね?

ビジネスメールでは、やり取りが分かるように本文を残すことが基本です。

前回のメールを消されると、相手側としては「誰から何のメールだったけ?」
と思うわけですね。

特に人事担当の方は一日に多くのメールを受け取っていますので、前回のメールを残しておくと分かりやすいんです^^

あとは細かい部分で言うと、メールは1往復半を心がけたり、分かりやすいように改行を上手に使ったりしましょう。

まとめ

基本的な日程確認メールの返信方法をお分かり頂けたでしょうか。

基本的には、

「ヘッダー+本文+フッター」

をセットにして返信します。

就活中のみなさんは是非参考にしてくださいね!

採用担当者から、「なんだこの返信は?」と不快に思われないように適切なメール返信を心がけてくださいね。

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